• Die geforderte Aufbewahrungsfrist beträgt grundsätzlich 7 Jahre
• Die Aufbewahrung kann in einem elektronischen Archiv erfolgen. Die Aufbewahrung auf Datenträgern ist gestattet, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftsgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist.
• E-Mails müssen in angemessener Frist wieder in den Zugriff gebracht werden können
• Zulässig ist die Aufbewahrung von Geschäftspapieren und sonstigen für die Abgabenerhebung bedeutsamen Unterlagen auf Datenträgern, wenn die vollständige, geordnete inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gewährleistet ist.

 
Achtung:
Aus der Nichtaufbewahrung von Büchern und Aufzeichnungen sowie den dazugehörigen Belegen kann sich eine Schätzbefugnis gemäß § 184 BAO ergeben!
Rechtsgrundlagen § 132 BAO, § 11 Abs2 UStG, § 18 Abs 10 UStG, § 212 HGB
 
Laut Auskunft der WKO ist es weiters zu empfehlen, Handelsbriefe mindestens 10 Jahre aufzubewahren, da erst dann die Beweißlastumkehr bei Schadenersatz erfolgt.
 
Im Umsatzsteuerrecht gibt es weiters eine eigene Aufbewahrungsfrist für Unterlagen, die Grundstücke betreffen. Diese Aufzeichnungen sind wegen allfälliger Vorsteuerkorrekturen 12 Jahre lang aufzubewahren. Wenn die Grundstücke nicht ausschließlich einem unternehmerischen Zweck dienen und beim nicht-unternehmerischen Teil ein Vorsteuerabzug in Anspruch genommen wurde, beträgt die Aufbewahrungsfrist sogar 22 Jahre!
 
Auch im Handelsrecht verlängert sich die Aufbewahrungsfrist dann, wenn die Unterlagen für ein anhängiges gerichtliches oder behördliches Verfahren, in dem Ihnen Parteistellung zukommt, von Bedeutung sind.

Im Gesundheits- und Gesundheitstelematik-Gesetz sind Aufbewahrungsfristen definiert, die derzeit die Lebensdauer üblicherweise eingesetzter Datenträger bei weitem überschreiten. So sieht ein EU-Gesetz die Aufbewahrung von Patientenakten über einen Zeitraum von 40 Jahren(!) vor.